AREA I

AREA I

AREA I

MANAJEMEN PERUBAHAN

 

Area ini bertujuan untuk mengubah secara sistematis dan konsisten mekanisme kerja pola pikir (mind set) serta budaya kerja (cultur set) individu pada Pengadilan Agama Sumedang agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran pembangunan Zona Integritas. Target yang ingin dicapai adalah:

1. Meningkatnya komitmen seluruh jajaran pimpinan dan anggota Pengadilan Agama Sumedang dalam membangun Zona Integritas menuju WBK.

2. Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja.

3. Pimpinan satuan kerja dan pejabat struktural dibawahnya harus berperan sebagai role model / keteladanan dalam pelaksanaan pembangunan Zona Integritas.

4. Menurunnya resiko kegagalan karena adanya resistensi perubahan.

Untuk mencapai target tersebut diatas terdapat beberapa indikator yang perlu dilakukan untuk menerapkan manajemen perubahan, yaitu:

1. Menysusun Tim Kerja

Tim kerja adalah tim yang dibentuk untuk melaksanakan proses perubahan melalui program kegiatan dan inovasi di 6 area perubahan (6 komponen pengungkit), tim kerja akan menjadi motor dalam pembangunan zona integritas menuju WBK. Dengan kegiatan:

a. Membentuk tim kerja dengan tahapan :

1) Membuat undangan pembentukan tim kerja WBK.

2) Melaksanakan rapat pembentukan tim kerja WBK.

3) Penentuan tim kerja WBK.

4) Pengesahan tim kerja WBK.

Kegiatan tersebut diatas data dukungnya adalah undangan rapat, dokumen laporan pelaksanaan pembentukan tim kerja, riwayat hidup dan jejak tim kerja.

b. Penentuan anggota tim kerja selain pimpinan, dipilih melalui prosedur mekanisme yang jelas dengan tahapan melakukan seleksi untuk membentuk tim kerja pembangunan Zona Integritas melalui prosedur yang jelas dengan mempertimbangkan kompetensi, memahami tugas pokok dan fungsi, berdedikasi, tidak bermasalah, dan berdisiplin.

c. Rapat penentuan tim kerja.

d. Penetapan tim kerja.

Kegiatan - kegiatan tersebut dilengkapi dengan data dukung: berita acara dan laporan pelaksanaan seleksi tim kerja, notulen rapat, SK tim kerja WBK.

2. Dokumen Rencana Pembangunan Zona Integritas menuju WBK.

Dokumen rencana pembanguna Zona Integritas adalah program kegiatanan yang akan dilaksanakan dalam melalukan perubahan yang berisi target, waktu, dan hasil yang ingin dicapai disesuaikan dengan karakteristik masyarakat / satuan kerja masing-masing dengan cara membuat dokumen rencana kerja pada tiap-tiap penanggung jawab yang ditunjuk untuk membuat rencana aksi ZI menuju WBK (Kapan dimulai? Berapa lama? target apa yang akan dicapai ?).

Kegiatan tersebut dilengkapi dengan data dukung, undangan, absesnsi, foto, dokumen rencana aksi, dan dokumen kegiatan penyusunan rencana aksi.

Dalam dokumen pembangunan ZI harus ada target prioritas yang relevan dengan tujuan pembangunan ZI yaitu hasil yang ingin dicapai pada tiap-tiap kegiatan. Program yang dilaksanakan dalam rangka mempercepat proses perubahan yang membawa dampak ke arah yang lebih baik dengan cara:

a. Tentukan target prioritas yang di raa mudah diraih pada setiap komponen perubahan.

b. Penentuan target harus melibatkan seluruh tim kerja.

c. Melaksanakan analisa terhadap rencana kerja yang terlaksana atau tidak.

Kegiatan tersebut harus dilengkapi dengan data dukung dokumen rencana aksi, dokumen laporan kegiatan serta target prioritas.

3. Monitoring dan Evaluasi Pembangunan ZI :

1. Melaksanakan monitoring.

2. Melakukan laporan hasil monitoring.

3. Menindak lanjuti hasil monitoring.

Semua kegiatan tersebut dilengkapi dengan dokumen undangan, notulen, daftar hadir dan foto.

4. Perubahan Pola Fikir dan Budaya Kerja

Perubahan pola pikir dan budaya kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka merubah pola pikir anggota ke arah yang lebih baik serta mewujudkan budaya kerja sehingga tercipta lingkungan kerja yang bebas korupsi melalui upaya :

a. Pimpinan harus berperan sebagai role model dalam pelaksanaan pembangungan ZI dengan cara :

1) Keteladanan yang ditunjukan sehingga menjadi panutan bawahannya.

2) Keteladanan mempunyai pengaruh dalam pembentukan pribadi bawahan.

3) Keteladanan akan sangat cepat merubah pola pikir bawahan.

Kegiatan tersebut dilengkapi dengan data dukung : dokumentasi kegiatan kerja sama, kegiatan sinergi, pelayanan dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh pimpinan / 2 pilar sebagai role model, absensi pimpinan 4 pilar, dokumentasi pimpinan sebagai Pembina upacara.

b. Pembentukan agen perubahan

    Meliputi kegiatan :

1) Membuat undangan penetapan agen perubahan.

2) Melaksanakan rapat penetapan agen perubahan.

3) Menentukan syarat-syarat menjadi agen perubahan.

4) Pengesahan agen perubahan.

Kegiatan tersebut diatas dilengkapi dengan data dukung :

- Undangan rapat.

- Dokumen laporan pelaksanaan agen perubahan.

- Rekam jejak agen perubahan.

5. Budaya Kerja dan Pola Fikir Lingkungan Organisasi / Pengadilan Agama Sumedang

a. Menerapkan budaya kerja: pedoman prilaku warga peradilan dan 10 budaya malu.

b. Memberikan reward dan punishment.

c. Membuat laporan dan kegiatan pembangunan budaya kerja dan pola pikir organisasi.

Kegiatan tersebut diatas dilengkapi data dukung: dokumen pelaksanaan kegiatan, penerapan budaya kerja dan foto-fotonya, rekap absensi pegawai, dokumentasi reward dan punishment.

Keterlibatan seluruh anggota dalam pembangunan ZI menuju WBK.

Upaya yang dilakukan :

a. Penandatanganan pakta integritas kepada seluruh pegawai.

b. Penerapan tata nilai, bekerja dalam hati dengan slogan “MELAYANI, MERAIH PRESTASI, MENGGAPAI RIDHO ILLAHI”.

c. Mengikuti rapat dinas.

d. Jumat olahraga.

e. Pembinaan mental pegawai(ceramah agama).

f. Laporan seluruh hasil kegiatan.

Kegiatan tersebut diatas dilengkap dengan data dukung: dokumen pakta integritas, laporan seluruh kegiatan pembangunan ZI pada masing masing area, dokumentasi ZI.

 

Adapun eviden untuk mencapai target-target tersebut adalah sebagai berikut :

I.   MANAJEMEN PERUBAHAN    
  1. Tim Kerja
    a. Apakah unit kerja telah membentuk tim untuk melakukan pembangunan Zona Integritas ? 1. Undangan Rapat Pembentukan Tim ZI.
    2. Daftar Hadir.
    3. Notulen Rapat Pembentukan Tim ZI.
    4. SK Tim Kerja ZI.
    5. Daftar Riwayat Hidup ZI Sumedang.
    6. Foto Rapat Pembentukan ZI Sumedang.
    b. Apakah penentuan anggota Tim selain pimpinan dipilih melalui Prosedur / Mekanisme yang jelas         1. Undangan Rapat Pembentukan Tim ZI.
    2. Daftar Hadir.
    3. Notulen Rapat Pembentukan Tim ZI.
    4. SK Tim Kerja ZI.
    5. Daftar Riwayat Hidup ZI Sumedang.
    6. Foto Rapat Pembentukan ZI Sumedang.
    7. Surat Rekomendasi Kriteria TIM ZI.
    8. Rencana Kerja Tim ZI Sumedang
    9. Mekanisme Penentuan TIM Kerja ZI.
  2. Dokumen Rencana Pembangunan Zona Integritas
    a. Apakah ada dokumen rencana kerja pembanguna Zona Integritas menuju WBK / WBBM ?     1. Undangan Pembentukan Rencana Kerja ZI.
    2. Daftar Hadir Rencana Kerja ZI.
    3. Rencana Kerja  Pembangunan ZI.
    4. Laporan Penyusunan Rencana Kerja.
    5. Foto Rapat Rencana Kerja.
    b. Apakah dalam dokumen pembangunan terdapat target-target prioritas yang relevan dengan tujuan pembangunan WBK / WBBM ? 1. Undangan Pembentukan Renacan Kerja ZI.
    2. Daftar Hadir Rencana Kerja ZI.
    3. Rencana Kerja Pembangunan ZI.
    4. Laporan Penyusunan Rencana Kerja.
    5. Foto Rapat Rencana Kerja.
    6. Form Target Prioritas Rencana Aksi.
    c. Apabila terdapat mekanisme atau media untuk mensosialisasikan pembangunan WBK / WBBM ? 1. Sosialiasi Internal Pengadilan Agama Sumedang.
    2. Sosialisasi Ekstrernal Pengadilan Agama Sumedang.
  3. Pemantauan dan Evaluasi Pembangunan WBK / WBBM
    a. Apakah seluruh kegiatan pembangunan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana ?  1. Laporan Pelaksanaan Rencana Aksi.
    2. Dokumentasi Kegiatan Rencana Aksi.
    b. Terdapat monitoring dan evaluasi terhadap pembangunan Zona Integritas     1. Undangan Rapat Monitoring dan Evaluasi.
    2. Notulen Rapat Monitoring dan Evaluasi.
    3. Daftar Hadir Rapat Monev.
    4. Foto Rapat Monitoring dan Evaluasi ZI Bogor.
    5. Laporan Monitoring dan Evaluasi.
    c. Apakah hasil Monitoring dan Evaluasi telah ditindaklanjuti ?     1. Undangan rapat Monitoring dan Evaluasi.
    2. Notulen rapat Monitoring  dan Evaluasi.
    3. Daftar hadir Rapat Monev.
    4. Foto rapat Monitoring dan Evaluasi ZI Sumedang.
    5. Tindaklanjut ZI Sumedang.
  4. Perubahan Pola Pikir dan Budaya Kerja
    a. Apakah pimpinan berperan sebagai role model dalam pelaksanaan Pembangunan WBK / WBBM ?   1. Absensi Pimpinan
    2. Kuisioner persepsi perilaku Pimpinan.
    3. SK Role Model.
    4. Pengabdian pada Masyarakat dengan Isbat Nikah Massal.
    5. Pimpinan sebagai Pembian Upacara.
    b. Apakah sudah ditetapkan agen perubahan ? 1. Surat Undangan Agen Perubahan.
    2. Absensi Rapat Pemilihan.
    3. Tim Penilai dan Kriteria Penilaian.
    4. SK Agen Perubahan.
    5. Berita Acara dan Struktur.
    6. Riwayat Hidup Agen Perubahan.
    c. Apakah telah di bangun budaya kerja dan pola pikir di lingkungan Organisasi ? 1. Budaya Kerja.
    2. Pola Pikir.
    3. Dokumen laporan pelaksanaan kegiatan penerapan budaya kerja berikut dokumentasinya.
    d. Apaklah anggota Organisasi terlibat dalam pembangunan Zona Integritas menuju WBK / WBBM ? 1. PPerencanaan ZI dan Pakta Integritas PA Sumedang dan Daftar Hadir Rapat berjenjang serta absesnsi Pimpinan Pengadilan.
    2. Dokumentasi Laporan hasil kegiatan pembangunan ZI yang melibatkan keterwakilan masing-masing bagian.
    3. Dokumentasi kegiatan ZI.